Het UBO-register en de gevolgen voor uw vennootschap

Nadat u waarschijnlijk de voorbije maanden overspoeld werd met berichten omtrent de praktische implicaties van de GDPR – regelgeving, is er vanuit het juridische landschap een nieuwe orkaan op komst: de zgn. “UBO” en het zgn. “UBO-register”.

Geplaatst in Vennootschapsrecht op

Wat is de UBO en waar komt deze term vandaan?

UBO is de afkorting voor “Ultimate Beneficial Owner” ofwel de zgn. “uiteindelijke begunstigde” van een vennootschap, verenging of stichting.

In het kader van de strijd van Europa tegen witwas en financiering van terrorisme werd de zgn. “Vierde Europese Witwasrichtlijn” (Richtlijn 2015/849) omgezet in de Wet van 18 september 2017.

Eenvoudig gesteld, voorzag deze regelgeving de verplichting aan de Europese lidstaten om volgende wettelijke en bestuursrechtelijke maatregelen te nemen:

  • Binnen het grondgebied opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten (zoals o.m. Vzw’s, stichtingen, trusts, fiduciën) te verplichten om toereikende, actuele en accurate (economische) informatie aan te leveren en bij te houden over hun uiteindelijke begunstigde. (de “informatieplichtige(n)”)
  • Een centraal register bij te houden om de natuurlijke perso(o)n(en) vast te stellen die de effectieve controle uitoefen(t)(en) over de informatieplichtige(n), de zgn. uiteindelijke begunstigde(n).

Wie is de uiteindelijk begunstigde? Hoe kwalificeren?

De UBO Wet kent verschillende categorieën van uiteindelijk begunstigden. Men maakt het onderscheid naargelang het type van rechtspersoon:

a. De uiteindelijk begunstigde van een vennootschap:

  • De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt / houden.

Een belang van 25% of meer van de stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal geldt als indicatieve drempel.

  • De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft / hebben over deze vennootschap.

Hierbij valt vooral te denken aan het beslissingsrecht dat toegekend wordt in een aandeelhoudersovereenkomst aan één of meerdere aandeelhouder(s). Dit beslissingsrecht kan overigens indirect zijn (bv. het recht diverse leden van de Raad van Bestuur te benoemen) of direct (bv. het toekennen van bepaalde vetorechten).

  • De natuurlijke perso(o)n(en) die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle wettelijke mogelijke middelen, geen van de in (i) en (ii) opgesomde natuurlijke perso(o)n(en) geïdentificeerd konden worden en er geen wettelijke verdenking in die zin gerezen is. Hetzelfde geldt wanneer er ernstige twijfel bestaat of de in (i) en (ii) geïdentificeerde natuurlijke perso(o)n(en), wel degelijk de uiteindelijke begunstigde(n) is / zijn.

b. De uiteindelijke begunstigde van een vereniging of stichting:

  • De leden van de raad van bestuur.
  • De personen die gemachtigd zijn om de vereniging of stichting te vertegenwoordigen.
  • De personen die belast zijn met het dagelijks bestuur van de vereniging of stichting.
  • De stichters van een stichting.
  • De natuurlijke personen, of wanneer deze categorie nog niet aangeduid werd, de categorie van natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de vereniging of stichting opgericht werd.
  • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen de uiteindelijke zeggenschap over de vereniging of stichting uitoefent.

De hierboven opgesomde categorieën zijn cumulatief, zowel bij vennootschappen als bij verenigingen of stichtingen. Het bestuursorgaan dient daarom alle personen te vermelden die als uiteindelijk begunstigde(n) kunnen beschouwd worden, alsook de categorie waartoe zij behoren.

Indien een bepaald persoon tot meerdere categorieën kan behoren, dient een afzonderlijke registratie per categorie uitgevoerd te worden.

In het bijzonder voor de vennootschappen geldt dat enkel de eerste twee categorieën, zoals uiteengezet in punt a. i) en a. ii), cumulatief zijn. Er dient enkel voor de derde categorie gekozen te worden, wanneer geen natuurlijk persoon onder de twee eerste categorieën geïdentificeerd kan worden. In dit geval is het raadzaam om de acties uiteen te zetten die genomen werden om de uiteindelijke begunstigde(n) te achterhalen, alsook de reden weer te geven waarom u hieromtrent geen uitsluitsel over heeft verkregen.

c. Het verschil tussen een afzonderlijke of een gegroepeerde UBO

Een uiteindelijke begunstigde wordt als een “afzonderlijke uiteindelijk begunstigde” gecatalogeerd indien deze op autonome wijze voldoet aan de voorwaarden zoals hierboven omschreven.

Er is sprake van een “gegroepeerde uiteindelijke begunstigde” indien het zeggenschap voortvloeit uit de coördinatie met meerdere personen. Te denken valt aan een groep aandeelhouders die een aandeelhoudersovereenkomst afsluiten, waardoor zij de feitelijke zeggenschap over een vennootschap of andere juridische entiteit verwerven.

d. Het verschil tussen een rechtstreekse UBO en een onrechtstreekse UBO

Een natuurlijke persoon is een “rechtstreekse uiteindelijke begunstigde” indien hij of zij rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige. Dit zonder dat hierbij via één of meerdere tussenliggende juridische entiteit(en) moet worden gegaan.

Een “onrechtstreeks uiteindelijk begunstigde” is een natuurlijke persoon die via één of meerdere tussenliggende juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige.

Teneinde deze onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde te identificeren worden twee methodes gehanteerd:

  • De eerste indicatieve methode bestaat erin vast te stellen, dat een tussenliggende entiteit meer dan 25% van de aandelen of de stemrechten bezit van de informatieplichtige en een natuurlijk persoon een meerderheidsbelang heeft in deze tussenliggende entiteit (meer dan 50% van de stemrechten en de aandelen). Het meerderheidsbelang kan rechtstreeks zijn, maar ook een keten van eigendom is denkbaar. In dit laatste geval bezit een natuurlijke persoon een meerderheidsparticipatie (+50%), via verschillende intermediaire vennootschappen, in de vennootschap die op haar beurt 25 % van de stemrechten of aandelen in de informatieplichtige heeft.
  • Een tweede indicatieve methode is die van de zgn. “gewogen deelneming”. Er is sprake van een gewogen deelneming van een natuurlijke persoon wanneer de gewogen waarde van de deelneming in de aandelen of rechten van de vennootschap, via tussenliggende entiteiten in een keten van eigendom, meer dan 25% bedraagt.

Een natuurlijke persoon die via één van de beide methoden geïdentificeerd werd dient door de informatieplichtige geregistreerd te worden in het UBO - register.

Waarom wenst men deze UBO te kennen? Wat is de drijfveer hierachter?

Zoals hiervoor reeds aangehaald, is de regelgeving gesteund op een Europese anti-witwasrichtlijn. Doelstelling bestaat erin te weten wie er effectief achter een juridische entiteit zit, teneinde beter te kunnen strijden tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en de accessoire misdrijven.

Wat is het zgn. UBO-register?

Het zgn. UBO – register bevat de gegevens per rechtspersoon van de uiteindelijke begunstigde(n) van die rechtspersoon.

Wie dient deze gegevens mede te delen?

De verantwoordelijkheid tot mededeling berust op het bestuursorgaan van de rechtspersoon. Eventueel kan een gevolmachtigde van dit bestuursorgaan ook tot mededeling overgaan.

Is het mogelijk om een uitzondering te bekomen waardoor een UBO niet dient medegedeeld te worden?

Dit is mogelijk. De algemene Administratie van de Thesaurie kan, op verzoek van een uiteindelijke begunstigde of zijn lasthebber, een deel van of alle gegevens met betrekking tot de UBO verbergen.

Het gaat hierbij wel degelijk om het “verbergen” en doet aldus geen afbreuk aan de registratieverplichting van de informatieplichtige.

Een aanvraag tot uitzondering dient gestaafd te worden met een document of stuk dat aantoont dat toegang tot deze informatie de uiteindelijke begunstigde bloot stelt aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie.

Wie zal het UBO – register kunnen consulteren?

Elke burger zal het UBO – register kunnen consulteren voor wat betreft de gegevens die betrekking hebben op vennootschappen.
Voor informatie die betrekking heeft op verenigingen of stichtingen, kan elke persoon die een rechtmatig belang aantoont toegang tot de gegevens in het UBO – register verwerven.

Wat indien de informatieplichtige de UBO – gegevens niet mededeelt?

Ingeval van een inbreuk op de verplichting tot informatieverstrekking stellen de bestuurders, leden van het directiecomité en personen die deelnemen aan het beleid, zich bloot aan administratieve strafrechtelijke boeten van 250 euro tot 50.000 euro.

Hoe moet de informatie gedeeld worden?

Het bestuursorgaan of haar gevolmachtigde dient de informatie mede te delen via het online platform MyMinFin.

Mag de wettelijke verantwoordelijke informatieplichtige een derde mandateren om in zijn plaats het register in te vullen?

Dit is inderdaad mogelijk, hierbij heeft men de keuze tussen volgende opties:

  • Men kan een intern mandaat verlenen, of een zgn. “Role Management Administration”, de wettelijke vertegenwoordiger verleent een volmacht aan een lid van de juridische entiteit.
  • Daarnaast kan men een extern mandaat verschaffen aan een externe derde, bv. een boekhouder of een advocaat.

Welke informatie dient gedeeld te worden?

De lijst van de te verstrekken informatie is afhankelijk van het type informatieplichtige tot dewelke de uiteindelijke begunstigde behoort.
Volgende informatie dient evenwel steeds verschaft te worden:

  • Naam en voornaam;
  • Geboortedatum;
  • Nationaliteit;
  • Volledig verblijfadres;
  • De datum waarop hij of zij een uiteindelijk begunstigde geworden is;
  • Identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid. Indien de natuurlijke persoon geen Rijksonderdaan is, kan elk gelijkaardig identificatiemiddel gehanteerd worden van de staat waar de uiteindelijke begunstigde verblijft of waarvan hij/zij onderdaan is.

Vanaf wanneer dient deze informatie gedeeld te worden en bovenal wat is de meest uiterlijke datum om deze informatie te delen?

Het UBO-register zal vanaf 31 oktober 2018 in werking treden. De meest uiterlijke datum om informatie met betrekking tot de UBO(’s) te verstrekken, is 31 maart 2019.

Wat indien de uiteindelijke begunstigde wijzigt?

Indien de uiteindelijke begunstigde wijzigt, dient deze nieuwe informatie door het bestuursorgaan medegedeeld te worden binnen de maand nadat deze geactualiseerd is.

Axel De Schampheleire

Partner

Wat verwacht u van uw advocatenkantoor? Eerlijke oplossingen, duidelijke antwoorden en een oprecht vooruitzicht. Ja toch? Wij ook.

Kom eens praten

Agio Antwerpen Centrum

+32 (0)3 237 21 00

Algemeen

info@agiolaw.be

Agio Antwerpen Noord

+32 (0)3 246 37 20